LA PLATAFORMA DE INFORMACIÓN

Todo proyecto de inversión requiere de un análisis de factibilidad. En un escenario simplificado debemos responder al menos dos preguntas: ¿Qué beneficios se espera obtener? y ¿Cuál será el costo total de la inversión y su operación posterior?

Cuando se habla de proyectos asociados a la plataforma de Information Management (IM) responder la primera pregunta resulta una tarea difícil de completar, y más aún de consensuar con las personas que participan en la decisión. ¿Cómo asociamos el beneficio de una decisión a las herramientas y procesos utilizados para soportarla?

Una plataforma de Information Management puede incluir una mezcla de los siguientes componentes: Herramientas de extracción, carga y transformación de datos (ETL); repositorios de datos (DWH); herramientas de front – end (BI); procesos de homologación, integración y limpieza de datos; metodologías para medición y evaluación de resultados; herramientas para optimizar el performance (BI Appliances); además de toda la infraestructura requerida para que esto opere de manera eficiente.

¿Cómo podemos garantizar que estas inversiones, ya sea realizada de manera aislada o en conjunto, generarán valor económico a la organización?

En nuestra experiencia el valor agregado se puede garantizar asegurando la utilización de las soluciones por parte de los usuarios finales.

Si la solución es utilizada quiere decir que está soportando el seguimiento, el control y la toma de decisiones; y esto se traduce en resultados concretos para una organización.

Dado lo anterior, la pregunta ya no debe ser ¿Cuáles serán los beneficios que generará la inversión? Sino ¿Cómo aseguro el uso de la solución?

Para garantizar el uso de las soluciones de IM, las empresas deben contemplar los siguientes elementos en todos sus proyectos:

1.-Atender a requerimientos del negocio y de los usuarios. Una solución de IM que no esté diseñada para responder a preguntas de negocio está destinada a no utilizarse. Toda solución debe desarrollarse pensando en el uso final que se dará a la misma y debe responder a necesidades específicas de la organización.

2.- Asegurar la disponibilidad y calidad de los datos. Es necesario asegurar que la información requerida para tomar decisiones o responder preguntas de negocio, se encuentra disponible y que proviene de una fuente válida y estructurada. En caso de no ser así, es importante buscar alternativas que permitan al usuario responder a su misma necesidad pero utilizando los datos disponibles en la organización. Una vez asegurada la disponibilidad, es necesario garantizar que los datos sean relevantes, oportunos, auditables, consistentes y confiables.

3.-Asegurar que el desempeño de su solución sea el adecuado. El tiempo de respuesta de las soluciones tecnológicas desarrolladas debe ser acorde con el uso que dará el usuario final. Si el usuario requiere respuestas inmediatas para tomar decisiones y se encuentra con una herramienta que tarda mucho tiempo en generar respuestas, seguramente dejará de usarla y buscará formas alternas – que no siempre son las más adecuadas- para obtener la información. En su defecto, si dedicamos recursos a lograr un performance mayor al que requiere el usuario, estamos invirtiendo de más en la solución incrementando el costo total de la administración de la plataforma de IM.

4.- Entregar las herramientas adecuadas a cada usuario. En cada organización existen distintos tipos de usuarios, algunos requieren información resumida y otros requieren más detalle. Algunos deben ver tableros de control y otros consultar herramientas poderosas para realizar análisis no estructurados. Es necesario reconocer estas diferencias y asegurar que se entrega a cada uno el set de herramientas adecuadas para realizar su gestión.

5.-Capacitar a los usuarios en el uso y en el análisis. Es muy distinto capacitar a un usuario para que pueda accesar una herramienta y conozca la funcionalidad básica de la misma, a entrenarlo en el uso de la herramienta dentro del contexto de toma de decisiones. Es muy importante asegurar que los usuarios sepan cómo usar las herramientas para responder a sus preguntas de negocio.

6.-Administrar la mejora continua. Desarrollar soluciones de Manejo de Información es muy distinto a desarrollar soluciones transaccionales de TI. Una vez entregada una solución de Manejo de Información el usuario continuará pidiendo cambios, mejoras y nuevas aplicaciones. Las organizaciones más exitosas en la implantación de estas soluciones han estructurado herramientas y procesos necesarios para administrar este asunto de forma efectiva y eficiente.

Existen varias metodologías para medir el Retorno de la Inversión (ROI) de las inversiones en soluciones de IM. Cualquiera que sea la metodología utilizada, esta debe complementarse con una índice de uso de la plataforma para garantizar los resultados esperados. Si las soluciones no se usan no existe ningún beneficio, por lo que la inversión se transformará en un gasto.

El considerar los seis elementos mencionados en este artículo permitirá a los organizaciones garantizar el uso adecuado de las soluciones de Manejo de Información, lo cual sin duda alguna generará resultados tangibles para la organización.

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